Digitales Dokumentenmanagement
Die elektronische Fahrzeugakte
So verschieden die Abläufe in einem Autohaus, so vielfältig die Möglichkeiten in der Anwendung eines Dokumentenmanagement-Systems: Die Stoll Automotive Group optimiert mit einer vorkonfigurierten Cloud-Lösung ihre Arbeitsabläufe an vier Standorten und im Online-Geschäft mit APR Tuning-Produkten.
Short FACTS
Prozesseinführung: 2019
Betriebsgröße: 200 Mitarbeiter
Standorte: 4
Produkt: Dokumentenmanagement und Rechnungswesen
Nicht einmal zehn Jahre nach Gründung hat Stoll Automotive mit dem Vertrieb neuer und gebrauchter Kraftfahrzeuge sowie deren Reparatur eine beachtliche Erfolgsgeschichte geschrieben. Der VW- und Audi-Vertragshändler ist in Südbaden mit vier Autohäusern präsent und setzt ebenso auf das Online-Geschäft mit Tuning-Produkten. Um schnell auf neue Trends zu reagieren, fokussiert das Unternehmen auf flexible und effiziente Prozesse. Seit Mitte 2019 ist das Dokumentenmanagement-System (DMS) DocuWare im Einsatz.
Stoll Automotive hatte bereits im Vorfeld erste Erfahrungen mit der digitalen Rechnungsarchivierung gemacht. Als mit Übernahme der Autohäuser in Lörrach und Binzen neue Niederlassungen hinzukamen, fiel die Entscheidung, in ein leistungsfähiges DMS zu investieren. Das wichtigste Ziel war die Einrichtung eines zentralen Dokumenten-Pools, um den Mitarbeitern dadurch einen standortunabhängigen und stetigen Zugriff auf alle notwendigen Unterlagen zu ermöglichen. Weitere Voraussetzung war die einfache Integration in das Dealer Management System CROSS. DocuWare Cloud setzte sich in der Auswahlphase gegen verschiedene Konkurrenzprodukte durch, vor allem aufgrund der einfachen Möglichkeit, eigene Workflows flexibel und schnell aufzusetzen. Zudem erlaubte das System einen raschen Einsatz durch bereits vorkonfigurierte Workflows für die Rechnungsbearbeitung.
„Dank DocuWare konnten wir unser Papierarchiv fast vollständig auflösen. Digitale und automatisierte Archivierungsprozesse erleichtern die tägliche Arbeit unserer Mitarbeiter über alle Standorte hinweg.“
Simone Stoll
Prokuristin, Stoll Automotive Group, Waldshut-Tiengen
Flexible Einrichtung dokumentenbasierter Prozesse
Mit DocuWare werden heute fast alle Verwaltungsdokumente einheitlich abgelegt. Die Ausgangsrechnungen oder Lieferscheine übernimmt die Lösung über eine Schnittstelle direkt aus CROSS. Die unterschriebenen Kundenaufträge werden nach der Bearbeitung gescannt, automatisch indexiert und abgelegt. Die vorkonfigurierten DocuWare Workflows ermöglichen gleichzeitig eine zuverlässige und schnelle Prüfung der täglich eingehenden Rechnungen. Dabei werden die Belege je nach Absender automatisch einem bestimmten Mitarbeiter zugeordnet, und zwar übergreifend über vier Niederlassungen hinweg. Weitere Workflows wurden von Stoll Automotive selbständig für das Online-Geschäft eingerichtet, etwa im Bestelleingang für Tuning-Artikel. Wählt ein Kunde „Vorkasse“ als Zahlungsmöglichkeit, so erhält die Buchhaltung in ihrer Aufgabenliste einen entsprechenden Kontrollbeleg. Nach dem Zahlungseingang wird die Bestellung als „bezahlt“ markiert und an die APR Tuning-Abteilung für den Versand weitergeleitet. Ein weiterer Workflow beschleunigt den Verkauf von Gebrauchtwagen, die von Volkswagen Leasing zur Verfügung gestellt werden. Der Workflow startet mit dem Eintreffen der Rechnung von VW und endet, sobald das Fahrzeug im System gespeichert, zum Verkauf vorbereitet sowie ein Bild für den Online-Shop gemacht ist.
Digitale Fahrzeugakte für mehr Effizienz
Die elektronische Fahrzeugakte wurde auch neu eingeführt. Entscheidet sich ein Kunde für den Kauf, wird der unterschriebene Vertrag digital archiviert. Nach der Prüfung durch den Verkaufsleiter wird das Dokument an die Disposition weitergeleitet, wo verschiedene Teilaufgaben erledigt werden. Anschließend erhält der Verkäufer die Nachricht, dass alle Unterlagen für den Kunden bereitstehen. Dank DocuWare wissen die Mitarbeiter stets, welche Aufgaben bereits erledigt wurden bzw. noch anstehen. Und über die digitale Fahrzeugakte stehen sämtliche Unterlagen jederzeit bereit.
Arbeitserleichterung für alle
Ob Auftrag, Rechnung, Verträge oder Fahrzeugakte: Heute werden sämtliche Dokumente über die vielfältigen Suchfunktionen schnell gefunden. Das ist bei Reklamationen ebenso hilfreich wie bei der Suche nach speziellen Fahrzeugen im Rahmen von Tuning-Angeboten. Gleichzeitig können Dokumente schnell per E-Mail an Kunden weitergeleitet werden. DocuWare ermöglicht es, dass heute jeder Mitarbeiter die meisten Aufgaben selbständig erledigen kann, also ohne die Kollegen an anderen Standorten zu beauftragen – eine große Arbeitserleichterung für die gesamte Organisation. Ausbaupläne für die Cloud-basierte Lösung gibt es genug. So soll beispielsweise ein weiterer Workflow im Online-Shop für schnellere Rückmeldung und damit für einen noch besseren Kundenservice sorgen.
"Bei Mahnprozessen kam es früher immer wieder zu Problemen, wenn die ursprünglichen Auftragspapiere des Kunden nicht mehr auffindbar waren. Heute können wir säumigen Zahlern den entsprechenden Kaufauftrag digital auf Knopfdruck vorlegen."
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