Personalmanagement beginnt mit Dokumenten

Die Digitalisierung von Personalakten umfasst weit mehr als das einfache Scannen von Papierdokumenten. Da gerade in diesem Bereich mit personenbezogenen und damit sehr sensiblen Daten umgegangen wird, müssen Unternehmen diese Verarbeitung streng gemäß der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz umzusetzen. Ebenso ist die Einverständniserklärung der Mitarbeiter für die Verarbeitung und Speicherung ihrer Daten einzuholen. Diese Einwilligung muss durch einen eindeutigen und hervorgehobenen Passus im Arbeitsvertrag erfolgen oder über eine Betriebsvereinbarung definiert werden.

Die Umstellung eines Unternehmens auf das digitale Personalmanagement bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Dazu zählt auch die hohe Wirtschaftlichkeit durch deutlich geringere Kosten. Zu Beginn der Einführung der elektronischen Personalakte erhöhen sich die Kosten. Diese Initialkosten entstehen durch die erforderlichen Maßnahmen. Dazu zählen die Investition in die erforderliche Software, Kosten der Implementierung, Schulungsmaßnahmen, der Aufwand für die Digitalisierung der Papierakten sowie die Umstellung der Prozesse. Wenige Monate nach Abschluss dieser Arbeiten zeigen sich im Vergleich zum Zeitraum vor der Einführung bereits erste positive Effekte. Die Kosten sinken und wertvolle fachliche und zeitliche Ressourcen werden für andere wichtige Tätigkeiten frei.

Der durchschnittliche Return of Investment (ROI) liegt zwischen 18 und 24 Monaten. In diesen Messungen wurden jedoch nur die Amortisierung der Initialkosten sowie die Reduzierung der Kosten im Vergleich zum vorherigen IST-Stand berücksichtigt. Genauso von Bedeutung ist allerdings der gezielte Einsatz der fachlichen Ressourcen, die mit der Einführung der digitalen Personalakte frei werden. Die Personalabteilung erhält den Freiraum, sich im Rahmen des Personalmanagements intensiver mit Themen wie dem Talentpool, der Personalentwicklung und anderen zukunftsorientierten Maßnahmen zu befassen.

Die Planung der allgemeinen Personalsituation, der Weiterentwicklung der Mitarbeiter oder von strategischen Maßnahmen zur besseren Mitarbeiterbindung sind unverzichtbar, will ein Unternehmen die besten Talente für sich gewinnen oder bestehende Mitarbeiter motivieren und an sich binden. Die Grundlage dafür sind umfangreiche und regelmäßige Auswertungen wie die Gründe für Fehlzeiten, die Anzahl der Überstunden, die Erhebung besonderer Leistungen von Mitarbeitern im Rahmen des Verbesserungsvorschlagswesens oder die Analyse der Weiterbildungsbereitschaft.

Ohne digitale Personalakte sind aussagekräftige Auswertungen zu den zahlreichen Themen für ein zukunftsorientiertes Personalmanagement zeitaufwendig und besitzen nicht immer die gewünschte Aussagekraft. Denn nur allzu oft müssen die Informationen aus unterschiedlichen Anwendungen oder manuellen Aufzeichnungen zusammengefasst werden. Eine zeitaufwendige Aufgabe, die bereits im Vorfeld oder im Fall einer Anfrage durchgeführt wird.

In der digitalen Personalakte führen Sie bei Bedarf alle relevanten Informationen zusammen und generieren aussagekräftige Analysen für die zukunftsorientierte Planung.

Der Schutz von Personalakten besitzt hohe Priorität. Immerhin enthalten diese Akten sehr persönliche Informationen, auf die niemand mit Ausnahme der berechtigten Personen Zugriff haben darf. Schränke mit Aktenmappen und Ordnern bieten diese Sicherheit nicht zuverlässig. Anders sieht dies bei den speziell für die digitale Personalakte entwickelten Softwareprodukten aus. Sie gewährleisten zuverlässig den geforderten Schutz der in der Personalakte enthaltenen Informationen und erfüllen die hohen Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes sowie der DSGVO.

Die allgemeinen Sicherheitsbestimmungen ergänzt ein umfassendes Rechtemanagement, das sich ebenfalls an den Vorgaben der DSGVO orientiert. Dadurch erhalten Mitarbeiter nur auf die in der Personalakte hinterlegten Daten Zugriff, die Sie für die Ausführung ihrer Tätigkeit benötigen. Ein unbefugter Zugriff ist so gut wie unmöglich.