Mit Docuware komplexe Organisationen feinstrukturiert abbilden
Der BBU '01 e.V. (Basketball Ulm) zählt zu den drei größten Basketballvereinen Deutschlands, während die BBU ́01 GmbH mit ratiopharm ulm 2023 sensationell Deutscher Meister geworden ist. Hinter dem sportlichen Erfolg steht eine komplexe Organisation, die mit DocuWare feinstrukturiert abgebildet werden konnte.
2023 war ein besonderes Jahr für den deutschen Basketball, da die Nationalmannschaft erstmals den Weltmeistertitel errang; im selben Jahr wurde ratiopharm ulm zum ersten Mal Deutscher Meister. Seitdem erlebt der Verein einen Boom bei der Jugend. Der Zulauf an jungen Basketballfans sei kaum zu bewältigen, man könnte bei den bereits über 3000 Mitgliedern durchaus noch ordentlich draufsatteln, sagt CFO Darius Zähringer-Mertins.
Facts
Land: Deutschland
Branche: Club (Basketball)
Plattform: Cloud
Abteilung: Buchhaltung, Verwaltung, Geschäftsführung, Sales, Marketing
Integration: MS Outlook, DATEV Mittelstand
DocuWare ist für uns auch ein Wissensspeicher. Wir sind ein sehr junges Team. Mit 30 Jahren gehöre ich zu den Älteren. Von ca. 40 fest angestellten Mitarbeitenden sind 15 Auszubildende und Studierende. Wenn eine Frage aufkommt, wie wir etwas früher gemacht haben, wie etwa die genauen Maße eines Werbeplakats waren, dann schauen wir heute oft in unser DMS-Archiv.
Darius Zähringer
CFO der BBU '01 GmbH
breit aufgestellt
Mit dem vor dreieinhalb Jahren eröffneten eigenen Nachwuchsleistungszentrum OrangeCampus mit drei Hallen stehe das modernste Jugend- Basketball-Zentrum in Europa zur Verfügung. Doch die Spielflächen reichten dennoch für die aktuell riesige Nachfrage nicht aus, erklärt der Finanzchef, intern auch Master of Coin genannt. Dabei ist der Club mit seinen Unterorganisationen gerade im Jugendbereich breit aufgestellt. In Neu-Ulm befindet sich die Spielstätte des Proficlubs, die 2011 errichtete ratiopharm arena mit über 6000 Plätzen.
In puncto Büroorganisation hat sich der Club im Sommer 2020 durch Einführung von DocuWare modern und anpassungsfähig für komplexe Organisationsstrukturen aufgestellt. Die Mandantenfähigkeit zur Abbildung einer Konzernstruktur mit zwölf Unternehmen war ein Killerkriterium bei der Softwareauswahl. Die Hauptgesellschaft, die für alle Firmen und Vereine die Buchhaltung und das Personalwesen managt, ist die BBU ‚01 GmbH mit dem Profiteam ratiopharm ulm, benannt nach dem in Ulm beheimateten Hauptsponsor.
Das komplexe Firmen- und Vereinskonstrukt umfasst neben drei Vereinen verschiedene Firmen wie unter anderem die OrangeCampus GmbH, die auch Flächen für ein großes Fitness- Studio (4000 Mitglieder) beziehungsweise für Büros vermietet, Die OrangeService GmbH betreibt Konferenzräume sowie das hauseigene Restaurant „ClubHouse“ im OrangeCampus. Die Top Development GmbH kümmert sich um die sportliche Konzeption, das Scouting von Talenten und internationale Trainingscamps. Die OrangeZone GmbH liefert Agenturleistungen, etwa im Grafikbereich.
Entscheidungskriterien für Docuware
klar strukturierte Prozesse
„Ohne DMS wären uns die Aufgaben irgendwann über den Kopf gewachsen. Das Wachstum, das wir in den letzten Jahren hingelegt haben und dann noch die Pandemie – dafür braucht man klar strukturierte Prozesse. Beim Design und der Umsetzung hat unser DocuWare Partner uns optimal unterstützt.“
Rechtevergabe
„Eine besondere Herausforderung ist die Rechtevergabe, die sich mit DocuWare fein aussteuern lässt – auch über Firmengrenzen hinweg. Eine Person, die sich normalerweise um den Aufbau der Heimspiele kümmert, kann auch für die Wartungen im OrangeCampus verantwortlich sein.“
Mandantenfähigkeit
„Die Mandantenfähigkeit war ein Hauptkriterium
bei der DMS-Auswahl, weil wir so vielschichtig aufgestellt sind. Die komplexe Struktur muss sauber in den Workflows abgebildet werden, die bei Änderungsbedarf auch leicht anpassbar sind.“
Feinstrukturierter Workflow
Heute landen alle eingehenden Rechnungen in einem digitalen Briefkorb. Dabei kommt die große Mehrheit der Rechnungen (ca. 90 Prozent) per E-Mail herein, der Rest wird mit Multifunktionsdruckern eingescannt. Die durch Intelligent Indexing vorkontierten Rechnungen werden in der Buchhaltung von den für die einzelnen Firmen zuständigen Buchhalter:innen in den entsprechenden Prüfungs-Workflow geschickt. Dabei geht es um sehr unterschiedliche Themen, etwa die Werbemittel – von Fähnchen und Klatschpappen bis zu Plakaten und Bodenbeklebungen –, die an die Werbepartner desClubs weiter zu berechnen sind, oder um Mieten für die Wohnungen der Profispieler, die lohnrelevant sind. Die Folgewirkungen von verschiedenen Rechnungen werden mit Kommentarfeldern abgebildet. Nach der Freigabe in einem zweistufigen Workflow werden die Rechnungen in der Buchhaltung noch mit der richtigen Kostenstelle versehen und an die DATEV- Buchhaltungssoftware übergeben. Über 500 Rechnungen werden so monatlich verarbeitet.
Kostenbewusstsein
Neben klaren Prozessen und Zuständigkeiten, Übersichtlichkeit und Transparenz hebt der Master of Coin als wichtigen Effekt von DocuWare das gestiegene Kostenbewusstsein hervor. Da alle Verantwortlichen ihre Rechnungen zur fachlichen Prüfung erhalten, seien sie wirtschaftlich näher dran und bekämen ein besseres Gefühl, was die Sachen kosten.
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Ihr Ansprechpartner
Benjamin Zähringer
Bereichsleiter DW
b.zaehringer@resin.de
+49761/455 75-14
