Administrative Prozesse digitalisieren
Digitalisierung papiergebundener administrativer Prozesse
Als größter Wohlfahrtsverband spielt der zur katholischen Kirche gehörende Caritasverband eine unverzichtbare Rolle im deutschen Gesundheits- und Sozialwesen. Mit DocuWare hat der Caritasverband für die Erzdiözese Freiburg – ausgehend von der Buchhaltung – eine umfassende Digitalisierung eingeleitet.
Short FACTS
Prozesseinführung: 2021
Betriebsgröße:
Standorte:
Produkt: Rechnungswesen mit Anpassung an DATEV Schnittstelle
Der 1903 gegründete Caritasverband für die Erzdiözese Freiburg vertritt als Dachverband über 2.000 Dienste und Einrichtungen, in denen rund 600.000 Menschen betreut werden. Als Anfang 2020 ein neuer Vorstandsvorsitzender die Leitung des Diözesan-Caritasverbands übernahm, rückte die Digitalisierung – gemäß dem Selbstverständnis des Verbands als professioneller Dienstleister – auf der Agenda ganz nach oben: Die bisher papiergebundenen administrativen Prozesse sollen sukzessive in die digitale Welt überführt werden.
Bei der Wahl eines Dokumentenmanagement-System (DMS) waren wichtige Kriterien die Erweiterbarkeit, die intuitive Handhabung sowie das Vorhandensein einer komfortablen DATEV-Schnittstelle.
Urlaube, die früher oft zu langen Verzögerungen bei der Rechnungsprüfung führten, stellen heute kein Problem mehr dar, da eine Rechnung sofort an einen Stellvertreter geht. Auch das Suchen ist wesentlich leichter. Wenn man etwa bei einer Rechnung nachschauen will, was beim letzten Mal gezahlt wurde, steht der alte Beleg sekundenschnell zur Verfügung.
Stefanie Schepers-Uellner
Referentin Rechnungswesen beim Diözesan-Caritasverband Freiburg
Konzentration auf das Wesentliche
Im Sommer 2021 wurde in der Buchhaltung der erste Workflow eingeführt. Für den Prüfungs- und Freigabeprozess der Eingangsrechnungen wurde zunächst die Struktur der Active-Directory-Datenbank übernommen, die nahezu alle in der Verbandszentrale inklusive Regionalbüros tätigen 250 Personen einbezog. Dieses Genehmigungskonzept erwies sich aber als viel zu komplex, um einen zügigen Prozess zu gewährleisten. Aufgrund der gemachten Erfahrungen wurde ein schlankeres Konzept aufgebaut, das sich auf die für die Prüfung der Rechnungen relevanten Personen konzentriert. Seit September 2021 gelangen die Rechnungen per E-Mail in den elektronischen Briefkorb, der zunächst in der Buchhaltung bearbeitet wird. Dort wird die Person ausgewählt, die den Beleg rechnerisch und fachlich prüft. Anschließend geht die Rechnung weiter zur Abteilungsleitung, von der die Rechnung freigegeben wird. Nach der Freigabe kommen die Belege zurück in die Buchhaltung, wo sie kontiert und an DATEV zum Bezahlen übertragen werden.
Rechnungsstellung per E-Mail
Zur Einführung des Rechnungseingangs-Workflows wurden alle Lieferanten angeschrieben, künftig die Rechnungsstellung per E-Mail vorzunehmen. Mit der Folge, dass heute fast 90 Prozent der Kreditorenrechnungen digital eintreffen. Dazu zählen Handwerkerrechnungen, Rechnungen für Beschaffungen in der IT und diverser anderer Materialien, Honorarrechnungen von Dozenten und Fahrtkostenrechnungen. Die noch auf Papier eingehenden Rechnungen – die Zahl nimmt kontinuierlich ab, da die Kreditoren gegebenenfalls wieder angeschrieben werden – werden eingescannt.
Schnell und komfortabel
Die automatische Indexierung funktioniert auch bei eingescannten Belegen sehr gut; Probleme gibt es nur manchmal bei eigenwillig strukturierten Honorarrechnungen, bei denen sich die Rechnungsnummer zum Beispiel mitten im Text befindet oder bei handschriftlichen Einträgen. Die Caritas vergibt unter anderem im Bereich des Freiwilligendienstes, wo jährlich in der Erzdiözese über 1.000 junge Leute im Rahmen eines freiwilligen sozialen Jahrs beschäftigt werden, viele Aufträge für Seminarvorträge an Dozenten. Der Einsatz von DocuWare wird kontinuierlich ausgebaut: Seit 1.12.2022 ist das DMS auch im Christopher Jugendwerk in Breisach im Einsatz, vier Schulen und eine weitere Einrichtung in Hüfingen kommen in 2023 hinzu. Geplant ist, das Vertragswesen zu digitalisieren, das allein schon aufgrund der zahlreichen Honorarverträge für den Verband von großer Bedeutung ist.
Die Vorteile des DMS-Einsatzes liegen zum einen in der schnellen und sicheren Prozessabwicklung – die Rechnungsfreigabe kann im Idealfall innerhalb eines Tages erfolgen. Bei der Suche nach Dokumenten können die Prüfenden in den Fachabteilungen selbst nachschauen und müssen nicht mehr in der Buchhaltung anfragen – eine erhebliche Erleichterung für beide Seiten. Und natürlich war das DMS in der Corona-Zeit sehr hilfreich, da man bei Bedarf von zu Hause arbeiten konnte und nicht unbedingt ins Büro musste.
"Wichtig war für uns die Erweiterbarkeit: Bei DocuWare können wir für alles, was wir brauchen, entsprechende Komponenten hinzufügen. Außerdem hat uns überzeugt, dass die Software einfach und selbsterklärend ist."
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Benjamin Zähringer
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